Estructura del código de barras Para un correcto proceso de control, cada documento a ser distribuido debe llevar impreso en la ventanilla o lugar visible un código de barras, el mismo que debe tener la siguiente estructura:
• Dos primeros caracteres ID que asigna Urbano . Ej.: AE = Aerolíneas Emsa.
• Los dos siguientes caracteres equivalen al ID del producto a distribuir mismo que Urbano proporciona. Ej.: EE = Estado de Cuenta.
• Los cuatro siguientes caracteres corresponden al día y mes del corte o fecha de distribución. Ej.: 1201 = 12 enero.
• Hasta 16 caracteres de ID único de cliente. Ej.: 1234567890123456 = Código único de cliente.
Base de datos Con cada ciclo de distribución el cliente debe entregar una base de datos, misma que sirve para validar la calidad de las direcciones y ajustar las mismas para minimizar las no entregas por malas direcciones, direcciones incompletas o mal escritas, todo esto mediante el sistema GIS.
Estructura de la base de datos Estructura para la inclusión del campo zona:
Recibe la base de datos con los siguientes campos:
• Código
• Nombre
• Dirección 1
• Dirección 2
• Teléfono 1
• Teléfono 2
• Ciudad
Zonificación
Proceso mediante el cual Urbano asigna un ID de zona geográfica a cada uno de los registros de la base de datos que proporciona el cliente.
El ID de zona se asigna automáticamente mediante el sistema GIS, y a este proceso ingresan mensualmente las bases de datos para control y asignación de zona en el caso de cambio de direcciones.
Devuelve al cliente la base con la siguiente estructura para que el cliente almacene en su base de datos maestra de clientes y pueda imprimir estas en cada documento.
•
Código
•
Zona
Impresión de documentos La impresión debe considerar el incluir en un lugar visible el código de barras con la estructura respectiva, el ID de zona que Urbano asignó al destinatario y finalmente se debe imprimir ordenado. Con los siguientes criterios:
• Ciudad
• Zona
• Dirección
Actualización de direcciones
Urbano en el proceso de gestión telefónica realiza la actualización de dirección a la misma que al final del ciclo es remitida al cliente para la actualización en su base de datos.
La base de datos de actualización de direcciones contiene los siguientes campos:
•
Código
• Nombre
• Dirección 1 (Actualizada)
• Dirección 2 (Actualizada)
• Teléfono 1
• Teléfono 2
• Ciudad
• Zona
• Dirección Anterior
NOTA: La frecuencia de actualización es por ciclo, todos los archivos son de formato Excel, dbf o el formato que el cliente requiera.
